駐在妻のモヤモヤ解決ポイント⑦まずは会社の人事部門に確認しよう

キャリア

駐妻caféでは、帯同生活のステージ別に、あなたを「モヤモヤ」とさせている悩みとそれを「スッキリ」解決するための12のヒントをまとめています。
ぜひ、駐在妻の『モヤモヤ&スッキリ』フローチャートと併せてご覧ください:駐在妻のキャリアとモヤモヤ
今回は、
【同行決定〜同行前のモヤモヤ】
休職の手続きはどうすればいい?退職の手続きはどうすればいい?

に対する解決ポイントの紹介です。

運営メンバー、台湾在住のいせやんです。

夫の海外転勤への同行に伴い自身の会社を休職または退職すると決めた場合、どのような手続きが必要になるのでしょうか。

手続きに関する細かな内容や方法は、会社や居住地の役所によっても異なると思います。ここでは、休職・退職の一般的な手続きの進め方と、確認しておいた方がよいポイントを中心にお伝えします。

【休職について】
・休職手続き開始前の下調べ・人事部門との事前相談のポイントは?
・人事部門との休職手続きで確認しておくべきポイントとは?

【退職について】
・退職することで起こる変化と、それに伴う必要な手続きとは?
・退職日・渡航日の設定で気をつけるポイントとは?

の観点からお伝えしていきます。

休職手続きについて

休職の場合、会社独自の制度となるため、情報収集も社内コミュニケーションが必要になってきます。

休職手続きの大きな流れは、
休職制度についての下調べ  → 上司への相談 → 人事部門との手続き
と進めていくことになるでしょう。順番に確認ポイントをお伝えしていきます。

休職手続き開始前の下調べ・人事部門との事前相談のポイントは?

Point 1. 情報収集の窓口は?

人事部門に相談・確認する前に情報収集したい場合、上司や休職制度を利用したことのある同僚に相談するほか、キャリアサポート部門などがあれば、そちらで相談してみるのもよいでしょう。

早い段階で上司に相談するメリットとしては、休職制度の利用を検討する前に、「働き続けるために配置転換(転勤や出向)する」ことも検討できることです。

情報収集は、一部の情報で決めつけないで、いろんな方の助言を受けることが大切です。

また、社外の情報に目を向けることも忘れないでおきましょう。人事制度もどんどん変化しています。他社の先行事例から情報収集することで、自社の前例にとらわれずに今のあなたに合った制度の利用を検討できるかもしれません。

たとえば、先輩駐在妻のこんな体験談があります。

私の友人の会社では、休職中に現地での就労やリモートワークなどの副業を許可しているそうです。
※滞在国の法律に反しないことが前提です。また、国によっては取得するビザの種類も変わります
※育児休業中は不可だそうです
前例者の話から帯同休職中の兼業は諦めかけていましたが、人事部門への働きかけによって許可をもらいました。
社会の環境変化に応じた規則の変更、配偶者(駐在員本人)の状況、駐在妻自身の希望と動きによって人事部門の判断は一律ではないはずです。
前例に囚われるだけでなく「最新の情報」を確認し、働きかけてみると、様々な可能性が広がるかもしれません。

Point 2. どのような制度を利用できそうか?

休職制度を利用している先輩駐在妻に話を聞くと、さまざまな制度を活用しているようです。名称は会社ごとに異なると思いますが、主には下記の3種類が活用されている実態があります。

  • 配偶者同行休職制度
  • 育児休業制度
  • スキルアップ休職制度

「配偶者同行休職制度なんて私の会社にはない」と諦める前に、他に利用できる制度がないかという視点で調べてみるとよいでしょう。

人事部門との休職手続きで確認しておくべきポイントとは?

休職手続きの最大の特徴は、「個人により状況が異なるため、各自の状況に合わせて手続きを進めていく」ということではないでしょうか。

いざ手続き開始!となったときに、どのように進めていくのがよいのか、また、人事部門に確認しておくとよいポイントはなにか、先輩駐在妻へのヒアリング結果も含めてお伝えしていきます。

Point 1. まずは自分自身の状況や希望を明確にした上で、手続きを進めていこう

休職制度は、利用する人によって状況がまちまちのため、人事部門担当者も過去の事例を把握しきれていないこと、その場で判断できないことがあるかもしれません。

そこで、まずは自分自身の状況や希望を明確にしたうえで、手続きを進めていく必要があります。

例えば 

  • 制度の期限内で帰国ができる見込みがあるのか?帰国ができない場合、一人で帰国する意思があるのか?もしくは、期間延長について交渉を求めるのか?
  • 休職中も発生する、社会保険料などに対する支払い能力、意思はあるのか?
  • 休職中に別の収入源(副業)を得たいなどのキャリアプランを持っているのか?

Point 2. 先輩駐在妻に聞いた、忘れがちだけど確認しておくとよいポイントを押さえよう

休職期間に入る前にどのような点を確認しておいた方がよいのか、先輩駐在妻に聞いてみました。

例えば

  • 休職中に発生する金銭(社会保険料等)の負担方法および支払い方法
  • 郵便物の受取り先住所、会社貸与品(パソコンなど)の扱い
  • 職場を通じて手続きしていたもの(年末調整等)の手続き方法
  • 休職中は、配偶者の扶養に入ることができるのか(自身の会社、配偶者の会社、両方へ確認してみてください)

Point 3. 手続きで決まったことやそのやりとりは、きちんと内容を残しておこう

このように、休職に向けての手続きは複雑なため、一つひとつ丁寧に進めていく必要があります。

休職中に上司や人事担当者が変更することは十分に考えられます。そのときに情報が滞ったり、コミュニケーションが取りづらくなったりすることがないように、手続きの内容についてのメモやメールのやり取りを残しておきましょう。

また、事前に休職中の連絡方法や窓口を明確にしておくとよいでしょう。

例えば

  • 社内制度や社内手続きに変更があった場合の連絡窓口
  • 自身の状況についての定期報告先

休職手続きのキーワードは、「十分な確認と密な連絡」です。少しでも分からないことや不安が出てきたら、細かい点でも確認し、記録をとっておきましょう。
また、休職中も国や会社の制度・規定に基づいた「最新の情報」を押さえておくことも大切です。それらと「自分の状況」を常に掴んでおくことで、休職中でも必要に応じて様々な対応が可能になるかもしれません。

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